Akt notarialny jest dokumentem urzędowym zaświadczającym dokonanie jakiejś czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego określa ustawa. Inne z kolei określają pomiędzy sobą strony umowy. Czynności w jakich powinno dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Nie trzymanie się ustaleń zawartych w akcie w momencie, kiedy wymaga tego prawo lub tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z przepisami sposób postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może przygotować?
Co to jest akt notarialny i kto może go sporządzić?
Akt notarialny jest oficjalnym dokumentem, którego forma jest szczegółowo określana przez polskie prawo. Potwierdza on dokonania określonych czynności. Może to być kupno nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne muszą być potwierdzone u notariusza, inne natomiast mogą, ale nie ma takiego obowiązku chyba, że zainteresowani mają takie życzenie. Kto może sporządzić taki akt? Zdecydowanie najczęściej dokument sporządzany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można spotkać we wszystkich większych miastach jak Warszawa, Łódź czy Szczecin, ale również małych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie można kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W określonych sytuacjach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, bądź aplikant notarialny. Czasami z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które wydawane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul.
Elementy z jakich musi się składać akt notarialny
To, jak musi wyglądać akt notarialny oraz jak go przechowywać reguluje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Co więcej musi on posiadać następujące elementy:
- data – dokładna data stworzenia aktu notarialnego, czyli dzień, miesiąc i rok. Zdarza się, że na specjalne życzenie stron dopisuje się także godzinę podpisania aktu,
- miejsce – miejscowość, w której sporządzono akt,
- dane notariusza – w akcie powinny znajdować się takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
- dane stron podpisujących akt notarialny – dokument powinien zawierać imiona, nazwiska, adres zamieszkania, imiona rodziców, PESEL oraz numer NIP,
- oświadczenia stron – czyli zasadnicza część aktu notarialnego, z podkreśleniem, że w sytuacjach spornych powołują się oni na dokumenty pokazane przy podpisywaniu aktu,
- nadzwyczajne okoliczności – na specjalne życzenie stron w akcie można zawrzeć szczególne okoliczności, jakie wystąpiły przy sporządzaniu dokumentu,
- potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu umieszcza się klauzulę, że akt został odczytany oraz podpisany w obecności obydwu stron,
- podpisy – oczywiście tak ważny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, oraz notariusza.
Jakie czynności wymagają podpisania aktu notarialnego?
Czynności zawarte w polskim prawie, które koniecznie muszą być potwierdzone przy pomocy aktu notarialnego to przede wszystkim:
- umowy przeniesienia własności nieruchomości – w tym kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
- umowy, przenoszące prawo użytkowanie wieczystego,
- umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- umowy o podziałach spadku, jeśli zawarta jest w nim nieruchomość,
- umowa spółki partnerskiej,
- umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
- umowa spółki komandytowej,
- umowa spółki z o.o..
Pozostałe czynności również mogą być przypieczętowane aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego.
Jak odbywa się zawarcie umowy przy pomocy aktu notarialnego?
Notariusz odpowiada za jasne i zrozumiałe sporządzenie aktu. Ważnym momentem zawarcia umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest odczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt nabył moc prawną notariusz musi się upewnić, że strony zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeżeli jest takie życzenie stron, notariusz odczytuje również wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wówczas dokument nabiera mocy prawnej.
Przechowywanie aktu notarialnego
Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po upływie tego czasu przekazywane są one do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależy to od od siedziby kancelarii, gdzie był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony dostają odpisy aktów.
Oczywiście za napisanie aktu notarialnego pobierane są opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Generalnie koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.